Fiche métier Secrétaire administrative

Introduction au métier de secrétaire administrative

Qu’est-ce qu’une secrétaire administrative et quel est son rôle ?

Une secrétaire administrative est une pièce maîtresse dans la bonne marche d’une organisation, que ce soit une entreprise privée, une institution publique ou une association à but non lucratif. Elle sert de pont entre les différents services, le personnel, les clients et parfois même les fournisseurs. C’est la personne qui accueille, oriente et donne la première impression aux visiteurs, elle est donc l’incarnation de l’image de l’entreprise.

Le rôle de la secrétaire est essentiellement de soutenir la gestion quotidienne d’une organisation. Ses missions sont vastes et varient selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise, allant de la simple saisie de données à la coordination de tâches complexes impliquant plusieurs départements.

Responsabilités et missions d’une secrétaire administrative

Une secrétaire peut être responsable de diverses tâches, qui dépendent largement de la taille de l’entreprise et du domaine d’activité. Parmi les plus courantes, citons :

• Gestion de la correspondance : tri, distribution, envoi et archivage des courriers et des emails.
• Gestion des appels téléphoniques : prise des messages, filtrage des appels, transfert vers les personnes concernées.
• Planification et organisation des rendez-vous et des réunions.
• Préparation des documents nécessaires pour les réunions.
• Rédaction des comptes rendus de réunion.
• Gestion des déplacements professionnels : réservation des vols, des hôtels, organisation des transferts.
• Classement et mise à jour des dossiers administratifs.
• Gestion de certaines tâches comptables : facturation, suivi des paiements.

Ces tâches requièrent une grande rigueur, une excellente organisation et une capacité à gérer les priorités.

Compétences requises pour être une secrétaire administrative efficace

Pour être efficace dans son rôle, une secrétaire doit posséder un ensemble de compétences techniques et comportementales. Les compétences techniques comprennent :

• La maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• La maîtrise des outils de gestion administrative.
• La capacité à rédiger des documents de manière claire et concise.
• La capacité à organiser et à planifier les tâches.
• Des connaissances en comptabilité peuvent être un plus.

Parmi les compétences comportementales, citons :

• Le sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• L’adaptabilité et la polyvalence.
• Le sens du service et de la relation client.
• La discrétion et le respect de la confidentialité.
• La capacité à travailler en équipe.
• La capacité à gérer le stress et à travailler sous pression.

Formation, qualifications et perspectives d’emploi

Études et diplômes recommandés pour devenir secrétaire administrative

Pour devenir secrétaire administrative, une formation spécifique est généralement requise. Le diplôme le plus couramment obtenu est le BTS Support à l’Action Managériale (SAM) qui se prépare en deux ans après le bac. Ce BTS apporte les compétences nécessaires en communication, organisation et gestion administrative. D’autres diplômes de niveau bac+2 peuvent être envisagés comme le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ou le BTS Gestion de la PME.

Pour ceux qui souhaitent se spécialiser ou évoluer vers des postes de responsable, des formations de niveau bac+3 à bac+5 peuvent être envisagées, comme une licence professionnelle dans le domaine du secrétariat ou un master en management.

Les possibilités de carrière et d’emploi pour les secrétaires administratives

Le métier de secrétaire administrative offre de nombreuses possibilités d’emploi. En effet, ce poste est indispensable dans toutes les organisations, quel que soit le secteur d’activité. On trouve donc des secrétaires administratives dans les entreprises privées, les administrations publiques, les associations, les établissements de santé, les établissements scolaires, etc.

De plus, l’évolution est possible pour une secrétaire administrative. Avec de l’expérience, elle peut accéder à des postes de responsable d’équipe, de chef de service administratif ou encore devenir assistante de direction.

Les concours et les voies d’accès au métier de secrétaire administrative

Pour devenir secrétaire dans la fonction publique, il est généralement nécessaire de passer un concours. Ces concours sont organisés par les différentes fonctions publiques (d’État, territoriale et hospitalière) et permettent d’accéder à des postes dans les administrations, les collectivités territoriales, les hôpitaux, etc.

Ces concours requièrent généralement un niveau bac ou bac+2, et la réussite est conditionnée par la préparation. Des organismes spécialisés proposent des préparations aux concours de secrétaire, qui comprennent des cours, des entraînements aux épreuves et des simulations d’entretien.

Les tâches et les responsabilités d’une secrétaire administrative

Gestion administrative : documents, dossiers et correspondance

La gestion administrative est l’une des tâches principales d’une secrétaire. Elle comprend la gestion des dossiers, la correspondance, la préparation des réunions, la gestion des déplacements, etc.

La gestion des dossiers nécessite une grande rigueur et une bonne organisation. Il s’agit de classer, d’archiver et de mettre à jour les documents de manière à ce qu’ils soient facilement accessibles. La correspondance inclut la gestion des courriers et des emails, l’envoi et la réception des dossiers, la rédaction des lettres et des notes, etc.

Organisation des agendas, des réunions et des déplacements

Une autre tâche importante d’une secrétaire est l’organisation des agendas, des réunions et des déplacements. Il s’agit de planifier les rendez-vous, de préparer les réunions (réservation de la salle, préparation des documents, envoi des invitations), de gérer les déplacements professionnels (réservation des vols, des hôtels, organisation des transferts), etc.

Gestion des ressources humaines et support interne aux services

Dans certaines organisations, la secrétaire peut également être impliquée dans la gestion des ressources humaines. Elle peut par exemple être chargée de la gestion des absences et des congés, du suivi des formations, de la gestion des dossiers du personnel, etc.

De plus, la secrétaire est souvent le point de contact pour les autres services. Elle assure donc un rôle de support interne, en fournissant les informations nécessaires, en facilitant la communication entre les services, en assurant le suivi des dossiers, etc.

Les compétences et qualités essentielles pour une secrétaire administrative

Compétences en gestion administrative et bureautique

Une bonne secrétaire doit maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que les logiciels de gestion administrative. Elle doit être capable de rédiger des documents de manière claire et concise, de gérer les dossiers et les archives, de préparer les réunions, etc.

Compétences en communication et relation client

La secrétaire est souvent le premier point de contact avec l’entreprise pour les clients, les fournisseurs et les visiteurs. Elle doit donc avoir de bonnes compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit. Elle doit être capable d’accueillir les personnes de manière chaleureuse et professionnelle, de répondre à leurs questions, de les orienter vers le bon interlocuteur, etc.

Qualités professionnelles pour une secrétaire administrative efficace

Parmi les qualités professionnelles requises pour une secrétaire, on peut citer l’organisation, la rigueur, la discrétion, l’adaptabilité et le sens du service. Ces qualités sont essentielles pour gérer les nombreuses tâches de ce poste, pour travailler efficacement en équipe, et pour représenter l’entreprise de manière professionnelle.

Perspectives de carrière et évolution professionnelle

Évolution de carrière pour les secrétaires administratives

Avec de l’expérience et de la formation continue, une secrétaire peut évoluer vers des postes de plus grande responsabilité. Elle peut par exemple devenir assistante de direction, responsable d’équipe ou chef de service administratif. Dans les grandes organisations, elle peut également se spécialiser dans un domaine particulier, comme les ressources humaines, la comptabilité, la gestion de projet, etc.

Possibilités d’avancement et de spécialisation dans le domaine

Il existe de nombreuses possibilités d’avancement et de spécialisation pour les secrétaires administratives. Avec de l’expérience et de la formation continue, elles peuvent accéder à des postes de plus grande responsabilité, comme assistante de direction, responsable d’équipe ou chef de service administratif.

Elles peuvent également choisir de se spécialiser dans un domaine particulier, comme les ressources humaines, la comptabilité, la gestion de projet, etc. Cette spécialisation peut être obtenue par le biais de formations continues, de diplômes supplémentaires ou de l’expérience professionnelle.

Salaire moyen d’une secrétaire administrative et facteurs influençant la rémunération

Le salaire d’une secrétaire varie en fonction de nombreux facteurs, comme l’expérience, le niveau de formation, le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, la localisation géographique, etc. En moyenne, une secrétaire débutante peut espérer gagner entre 1 500 et 2 000 euros brut par mois. Avec de l’expérience et des responsabilités supplémentaires, le salaire peut augmenter et atteindre 2 500 euros brut par mois ou plus.

En conclusion, le métier de secrétaire administrative est un métier varié et polyvalent, qui offre de nombreuses opportunités de carrière. Avec les bonnes compétences et une bonne formation, vous pourriez évoluer vers des postes de responsabilité et contribuer à l’efficacité et à la réussite de votre entreprise.