Une société peut déménager pour avoir plus d’espace ou réduire les coûts de location de ses bureaux. Elle peut aussi le faire pour améliorer l’accessibilité à ses locaux, se rapprocher de ses clients et rehausser son image de marque. Quelle que soit la raison, ce processus doit être réalisé avec soin. Comment surmonter les défis logistiques d’un déménagement d’entreprise ?
La planification du déménagement pour minimiser l’impact sur l’activité
Avant de définir un calendrier pour le transfert de son siège, chaque structure doit trouver des bureaux qui répondent à ses exigences. Elle peut confier cette mission à une agence immobilière spécialisée pour gagner du temps. Après cette étape, elle doit rédiger son cahier des charges pour respecter le budget établi et comparer les offres proposées par les différentes entreprises de déménagement contactées.
Le document écrit doit comprendre l’inventaire des volumes et des quantités du matériel à déplacer, la distance à parcourir, les tâches à effectuer par le prestataire, plans des locaux actuels et futurs… La prise en compte de ces éléments permet de choisir un professionnel adapté et bien équipé pour répondre à toutes les exigences. Comme le suggère France Armor sur son site, il doit aussi proposer un service client réactif et des solutions sur mesure pour aider l’entreprise à réaliser des économies.
En collaboration avec le déménageur choisi, la société définit un planning pour chaque étape de ce processus. Elle le fait en fonction des délais administratifs, travaux de rénovation du nouveau site… Elle doit aussi établir des plans de gestion des imprévus (retards, accidents…) pour limiter les pertes d’argent. Elle peut par exemple programmer la location d’un box de stockage temporaire si le transport de ses biens ne se fait pas à la bonne date.
La communication et la sensibilisation autour d’un projet de déménagement d’entreprise
Pour un déménagement d’entreprise, il faut informer le comité social et économique (CSE) 3 mois au moins avant le jour J. Le CSE annonce la nouvelle au reste des travailleurs. Pour être sûre qu’il l’a transmise, l’entreprise envoie une note par mail ou SMS à tous ses employés pour les avertir de son intention de quitter les locaux actuels. Elle utilise également les mêmes canaux pour prévenir ses partenaires et clients.
Pour éviter toute forme de panique, elle peut par exemple leur communiquer son calendrier de déménagement afin qu’ils connaissent les différentes étapes du processus. L’organisation est tenue de donner les raisons pour lesquelles elle souhaite transférer son siège au cours d’une réunion ouverte à tous. Elle peut en profiter pour présenter le nouveau site et les avantages qu’il offre. Avec l’appui de son service des ressources humaines (RH), elle définit une stratégie pour répondre aux inquiétudes des employés.
Elle peut par exemple organiser une visite de chantier pour qu’ils se familiarisent avec les lieux. Il faut une équipe de communication pour gérer les rumeurs afin d’éviter les campagnes de désinformation auprès de la clientèle. Cela est utile pour préserver sa réputation et éliminer les risques de poursuites judiciaires. Grâce à cette stratégie, l’entreprise peut aussi maintenir une bonne relation avec son public.
L’adoption des mesures pour assurer la continuité des activités
Si le nouveau siège de la société se trouve à quelques mètres de l’ancien, il faut déménager pendant le week-end. L’entreprise peut le faire durant les vacances scolaires si les locaux choisis sont situés dans une autre ville. Cela permet aux employés de bien se préparer. La compagnie constitue une équipe pour travailler à distance durant cette période afin d’assurer la continuité des services clés.
Elle doit mettre à sa disposition les outils dont elle a besoin (ordinateurs portables, connexion internet…) pour accomplir ses missions. Il faut organiser des réunions et séances de formation en visioconférence pour rester efficace. L’adoption d’une stratégie pour rediriger les mails et appels téléphoniques des clients vers les adresses virtuelles fonctionnelles est aussi indispensable pour limiter les pertes d’argent.
La réalisation des tâches administratives liées au déménagement d’entreprise
Si l’entreprise a signé un bail commercial ou professionnel, elle informe le propriétaire de son intention de quitter les lieux six mois au moins avant son départ. Cela doit être fait par le biais d’un acte d’huissier ou d’une lettre recommandée avec un accusé de réception. S’il s’agit plutôt d’un contrat de location mixte, elle a droit à une période de prévoyance comprise entre 4 et 12 semaines pour déménager.
Il faut également résilier tous les abonnements en cours (électricité, eau, internet…) 14 jours au minimum avant le transfert de la société. La demande des autorisations pour le stationnement des camions de transport doit être faite à la mairie afin d’éviter les amendes. Deux semaines au moins avant le départ, l’entreprise communique la nouvelle adresse de son siège à la Poste et aux autres institutions partenaires (caisses de retraite, préfecture…).
La gestion du transport des équipements de l’entreprise
Pour réussir son déménagement, l’entreprise choisit le mode de transport le plus approprié pour déplacer ses appareils et son mobilier. Cela dépend de nombreux critères comme la distance à parcourir, la nature des équipements… Elle peut par exemple opter pour un petit camion (20 à 20 m3) si la surface à couvrir est inférieure à 50 m2.
Elle doit bien emballer ses affaires pour les protéger contre les chocs et vibrations pendant le trajet. L’entreprise de déménagement peut donc utiliser des boîtes ou étuis blindés en carton pour le matériel informatique. Il est possible de se servir des caisses en plastique palettisables avec une triple cannelure pour les tableaux de moins de 500 kg.
Pour réduire le volume des archives à déplacer, la compagnie doit numériser ses documents confidentiels. Les autres fiches sont mises dans des cartons scellés pour éviter qu’elles se perdent. La société souscrit une assurance supplémentaire pour protéger ses affaires des dommages causés pendant le transport. Il faut par ailleurs adopter un système de traçabilité fourni en général par le déménageur pour suivre les équipements.
La supervision de l’installation des équipements sur le nouveau site
La coordination de l’installation du mobilier est utile pour permettre aux employés de travailler dans de bonnes conditions. Si le chef d’entreprise n’a pas le temps de le faire, il désigne un superviseur des opérations pour l’aider. Il doit s’assurer que les tables, chaises et étagères sont posées de manière à optimiser l’espace disponible dans les locaux.
Il vérifie également que les équipes de déménagement respectent le plan d’aménagement préétabli. La société doit collaborer avec ses prestataires techniques pour garantir la bonne mise en place de son réseau informatique et de télécommunication. Les logiciels utiles doivent être installés sur les ordinateurs de chaque travailleur. Le superviseur teste alors le matériel pour être sûr qu’il fonctionne bien.
Les normes de sécurité (création des issues de secours, pose des détecteurs de fumée…) doivent aussi être prises pour protéger les biens et les données de l’entreprise. Il faut par ailleurs former les employés sur les procédures à suivre à la suite d’un sinistre dans les nouveaux locaux. Ils doivent par exemple maîtriser les mesures à adopter en cas d’incendie.
Le suivi et l’évaluation après le déménagement
Le suivi et l’évaluation de la satisfaction des employés ainsi que des clients après le déménagement sont utiles pour aider l’entreprise à être plus efficace à l’avenir. Pour cela, il faut inviter les collaborateurs et partenaires à remplir des questionnaires spécifiques. Les sondages peuvent porter sur l’installation des bureaux, le délai du transport des équipements…
L’équipe dirigeante peut aussi organiser des réunions pour recueillir leurs opinions et suggestions. Cela offre la possibilité d’identifier les points d’amélioration. À la fin de ce processus, elle peut par exemple promettre de changer son plan de communication pour les futurs déménagements si le premier a été jugé défaillant.
Les mesures correctives adoptées sont transmises aux travailleurs, partenaires et clients pour qu’ils se sentent concernés par la gestion de la société. Pour ne pas commettre les mêmes erreurs, il faut sauvegarder ces données sur divers supports (papiers, clé USB, cloud…) pour éviter de les perdre.
